Dar a conocer a todos nuestros empleados, clientes, proveedores, accionistas y en general todos los agentes que interfieren en el desarrollo del negocio las políticas de tratamiento de datos, y manejo de cookies garantizando el derecho que tienen para conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas y que repose en las Bases de Datos o archivos de Legis Editores S.A., Metropolitan Printer S.A. y Prospertech S.A., (en adelante Legis*), en cumplimiento de los derechos, libertados y garantías constitucionales a que se refieren los artículo 15 y 20 de la Constitución Política de 1991 y las leyes 1581 de 2012, decreto reglamentario 1377 de 2013 y decreto 1074 de 2015.
Esta política aplica a accionistas, clientes, miembros de junta directiva, candidatos en proceso de selección, trabajadores, funcionarios de las filiales nacionales y extranjeras, socios comerciales, contratistas, hijos de los trabajadores y/o funcionarios, proveedores de bienes y servicios y en general terceros que tengan relación directa o indirecta con Legis.
Aplica a todas las bases de datos, sitios web y archivos de información personal que estén en poder de Legis* y que se encuentren dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1373 de 2013, Decreto 1081 de 2015 y las demás normas que lo modifiquen o reglamenten.
En el tratamiento de los datos personales, Legis aplicará los principios que se definen a continuación, los cuales conforman las reglas a seguir en cuanto al manejo, uso, tratamiento, transferencia, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
Legis*, en calidad de responsable del tratamiento de datos personales y con el fin de ejecutar adecuadamente sus actividades comerciales y fortalecer las relaciones con terceros, recopila, almacena, utiliza, circula, transmite, transfiere, actualiza, rectifica y suprime datos personales, incluyendo datos sensibles, correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, trabajadores, clientes, proveedores, distribuidores, accionistas, acreedores y deudores a nivel nacional e internacional.
Igualmente, Legis* protege la privacidad de los datos sensibles de los titulares de la información, entendiendo estos como aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos a nivel nacional e internacional.
Se establecen los siguientes fines para el tratamiento de la información personal según el perfil y/o rol.
Legis* en todo tratamiento de datos personales será respetuosa de los derechos de los titulares. Para efectos de la presente política, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
Legis* podrá negar el acceso total o parcial a los datos personales o la realización de la rectificación, cancelación u oposición al tratamiento de los datos personales, en el evento en que el solicitante no sea el titular o su representante debidamente acreditado; cuando se lesionen los derechos de un tercero; cuando la rectificación haya sido previamente realizada, cuando no se encuentren datos personales del solicitante en las bases de datos de la sociedad; cuando exista impedimento legal o resolución de una autoridad.
Conforme a lo establecido en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, la sociedad no estará obligada a suprimir los datos personales ni a acceder a la solicitud de revocatoria de la autorización cuando se cumplan los presupuestos allí establecidos.
Todo tratamiento que Legis* haga de información personal requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. La autorización no será necesaria en las excepciones previstas en la ley, a manera enunciativa y sin perjuicio de las normas modifiquen, adicionen o complementen, la autorización no será necesaria en los siguientes casos:
Legis*, en aplicación al principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, proporcionará las medidas administrativas y tecnológicas que sean necesarias para proveer seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. No obstante, lo anterior, Legis* no garantiza la seguridad total de su información ni se hace responsable por cualquier consecuencia de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la base de datos o a los archivos en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento.
Legis* podrá entregar los datos personales a terceros no vinculados a la entidad cuando:
El Oficial de Privacidad o encargado del tratamiento será un profesional de alto nivel, vinculado a Legis* quien tendrá bajo su responsabilidad el desarrollo de las políticas requeridas para la protección de los datos personales, la implementación de buenas prácticas, establecimiento de los procedimientos de seguridad, privacidad, confidencialidad y acceso a la información, informar sobre los riesgos asociados al tratamiento de datos personales.
Supervisar y revisar anualmente el cumplimiento de las políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Igualmente, será el encargado de reportar a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos, sus modificaciones, actualizaciones y cualquier incidente de seguridad que se presente con relación a estas bases de datos.
Algunas de las funciones del Oficial de Privacidad y Tratamiento de datos son:
La Política de Tratamiento de datos personales, rige a partir del 22 de junio de 2017 y estará bajo lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes que lo modifiquen o reformen. Igualmente, la vigencia de esta política estará sometida a la finalidad del tratamiento de los datos personales Compañía.
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